Fiche synthétique de copropriété : contenu et obligations

La fiche synthétique de copropriété est un document essentiel pour tout copropriétaire, et encore plus pour le vendeur d'un lot en copropriété. Instituée par la loi ALUR de 2014, elle offre une photographie annuelle de la copropriété : ses caractéristiques, sa situation financière et son organisation. Voici tout ce que vous devez savoir sur ce document obligatoire.

Qu'est-ce que la fiche synthétique ?

La fiche synthétique de copropriété est un document récapitulatif qui rassemble les données financières et techniques essentielles d'une copropriété. Elle a été introduite par la loi ALUR du 24 mars 2014 (article 8-2 de la loi du 10 juillet 1965) dans un objectif de transparence envers les copropriétaires et les futurs acquéreurs.

Concrètement, il s'agit d'un résumé standardisé, mis à jour chaque année par le syndic de copropriété, qui permet de comprendre en un coup d'oeil la situation d'un immeuble. Ce document est comparable à une "carte d'identité" de la copropriété : il condense en quelques pages les informations clés qui seraient autrement dispersées dans de multiples documents comptables et juridiques.

Depuis le 1er janvier 2017, toutes les copropriétés sont concernées par cette obligation, quelle que soit leur taille. Le syndic doit mettre cette fiche à disposition de chaque copropriétaire et la tenir à jour annuellement.

Contenu obligatoire

Le contenu de la fiche synthétique est encadré par le décret du 28 juin 2016. Elle doit contenir les informations suivantes :

• Identification de la copropriété : nom, adresse, date de création du syndicat des copropriétaires et numéro d'immatriculation au registre national des copropriétés.
• Nombre total de lots dans la copropriété (lots principaux et lots annexes tels que caves, parkings, etc.).
• Nom et coordonnées du syndic en exercice, ainsi que la date d'échéance de son mandat.
• Budget prévisionnel voté en assemblée générale pour l'exercice en cours, ainsi que les charges courantes par quote-part.
• Dettes fournisseurs de la copropriété : montant total des sommes dues par le syndicat des copropriétaires à ses prestataires et fournisseurs.
• Impayés des copropriétaires : montant global des impayés de charges au sein de la copropriété, un indicateur de la santé financière collective.
• Fonds de travaux : solde du fonds de travaux obligatoire (loi ALUR), alimenté annuellement par les cotisations des copropriétaires.
• Contrat d'assurance de l'immeuble : référence du contrat et nom de l'assureur.
• Diagnostics techniques existants au niveau de l'immeuble : Diagnostic Technique Global (DTG), plan pluriannuel de travaux (PPT) s'ils ont été réalisés.

Ces informations doivent être présentées de manière claire et lisible. Le format n'est pas imposé par la loi, mais la plupart des syndics utilisent un modèle standardisé qui facilite la lecture et la comparaison d'une année sur l'autre.

Qui doit la fournir ?

C'est le syndic de copropriété qui a l'obligation légale d'établir et de mettre à jour la fiche synthétique chaque année, conformément à l'article 8-2 de la loi du 10 juillet 1965. Cette mission fait partie de ses fonctions de base et ne peut pas donner lieu à une facturation supplémentaire au-delà de son forfait de gestion courante.

Le syndic doit la mettre à disposition de chaque copropriétaire qui en fait la demande. En cas de vente, il doit la transmettre au vendeur pour qu'elle soit annexée au dossier de vente. La fiche doit être actualisée après chaque assemblée générale annuelle, pour refléter les dernières décisions votées et les comptes approuvés.

Que se passe-t-il si le syndic ne la fournit pas ? Le syndic qui ne met pas la fiche synthétique à disposition des copropriétaires s'expose à des sanctions. Tout copropriétaire peut le mettre en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception. Si le syndic ne s'exécute pas dans un délai d'un mois, le conseil syndical ou tout copropriétaire peut saisir le tribunal judiciaire pour obtenir une injonction de faire, éventuellement assortie d'une astreinte financière.

Où la trouver ?

Plusieurs canaux permettent d'obtenir la fiche synthétique de votre copropriété :

• L'extranet du syndic : depuis la loi ALUR, tout syndic professionnel doit proposer un espace en ligne sécurisé à ses copropriétaires. La fiche synthétique y est généralement disponible dans la rubrique "Documents de la copropriété" ou "Documents généraux". C'est le moyen le plus rapide et le plus simple d'y accéder.
• Demande par email ou courrier : vous pouvez écrire directement à votre syndic pour lui demander la fiche synthétique. Mentionnez l'article 8-2 de la loi du 10 juillet 1965 pour rappeler son obligation légale. Le syndic doit y répondre dans un délai raisonnable.
• Lors de l'assemblée générale : la fiche synthétique est souvent jointe à la convocation de l'assemblée générale annuelle ou remise lors de la réunion. Vérifiez vos courriers et emails de convocation.
• Registre national des copropriétés : certaines informations figurant dans la fiche synthétique sont également disponibles sur le registre national des copropriétés (registre-coproprietes.gouv.fr), bien que ce registre ne contienne pas l'intégralité du document.

Son rôle dans la vente en copropriété

La fiche synthétique joue un rôle central dans le processus de vente d'un lot en copropriété. L'article L.721-2 du Code de la construction et de l'habitation impose au vendeur d'annexer ce document à la promesse de vente ou au compromis de vente. Son absence peut permettre à l'acquéreur d'invoquer un défaut d'information pour retarder, voire annuler la transaction.

Ce document fait partie intégrante du pré-état daté, le dossier d'information que le vendeur doit constituer avant la signature du compromis. La fiche synthétique y apporte les données essentielles sur la copropriété : budget, dettes, nombre de lots et identité du syndic. Ces informations permettent à l'acquéreur de se faire une idée précise de la santé financière et de l'organisation de la copropriété dans laquelle il s'apprête à investir.

Pour le notaire, la fiche synthétique est un document de référence qu'il vérifie systématiquement lors de l'instruction du dossier de vente. Son contenu est recoupé avec les autres pièces du dossier (appels de fonds, PV d'AG, relevés de charges) pour s'assurer de la cohérence des informations.

Que faire si vous ne l'avez pas ?

Si vous ne trouvez pas la fiche synthétique de votre copropriété, plusieurs solutions s'offrent à vous :

• Contactez votre syndic en priorité. Envoyez un email ou un courrier rappelant son obligation légale (article 8-2 de la loi du 10 juillet 1965). Le syndic est tenu de vous fournir ce document dans le cadre de sa mission de gestion courante, sans frais supplémentaires.
• Vérifiez l'extranet de votre syndic. Le document y est peut-être déjà disponible sans que vous le sachiez. Connectez-vous à votre espace copropriétaire et explorez les rubriques "Documents" ou "Informations générales".
• Sollicitez le conseil syndical. Le président du conseil syndical dispose généralement d'une copie des documents importants de la copropriété. Il peut vous orienter ou relayer votre demande auprès du syndic.
• Reconstituez les informations. En dernier recours, les données contenues dans la fiche synthétique se retrouvent dans d'autres documents : les PV d'assemblée générale pour le budget et les travaux, les appels de fonds pour les charges, et le règlement de copropriété pour l'identification des lots. Un outil comme Pre-etat-date.ai peut extraire automatiquement ces informations de vos documents existants.

Dans tous les cas, ne retardez pas votre vente à cause de ce document. Les informations qu'il contient sont certes obligatoires, mais elles existent dans d'autres pièces de votre dossier de copropriété. L'essentiel est de pouvoir fournir les données requises à l'acquéreur, quelle que soit leur source.