Comment remplir un pré-état daté soi-même ? Guide pas à pas

Vous souhaitez remplir votre pré-état daté vous-même pour éviter les frais du syndic (150 à 600 €) ? C'est tout à fait possible et légal. Ce guide détaille les 6 étapes à suivre, les documents nécessaires et les erreurs à éviter.

Étape 1 : Rassembler les documents nécessaires

Avant de commencer, vérifiez que vous disposez des documents suivants :

• Les 3 derniers PV d'assemblée générale : ils contiennent les travaux votés, les procédures en cours et les comptes approuvés.
• Les appels de fonds ou relevés de charges de l'exercice en cours et de l'exercice précédent.
• Le règlement de copropriété et l'état descriptif de division (pour les tantièmes).
• La fiche synthétique de la copropriété (obligatoire depuis la loi ALUR).
• Le carnet d'entretien de l'immeuble.
• Le DPE et les diagnostics techniques obligatoires.

Si vous n'avez pas certains documents, vous pouvez les demander au syndic (qui est tenu de les fournir) ou les retrouver sur l'extranet de votre copropriété.

Étape 2 : Remplir la section financière

C'est la partie la plus complexe. Vous devez renseigner :

Le budget prévisionnel

Reportez le montant total du budget prévisionnel voté en assemblée générale pour l'exercice en cours. Ce montant figure dans le PV de la dernière AG.

Les charges courantes du lot

Calculez la quote-part de votre lot : tantièmes du lot ÷ tantièmes totaux × budget prévisionnel. Les tantièmes figurent dans le règlement de copropriété ou l'état descriptif de division. Vérifiez que ce calcul correspond aux appels de fonds que vous recevez.

Les charges exceptionnelles

Indiquez les travaux votés en AG dont les appels de fonds n'ont pas encore été intégralement appelés. Précisez le montant total et votre quote-part.

Impayés et fonds de travaux

Indiquez vos éventuels impayés de charges, les dettes de la copropriété envers ses fournisseurs, et le solde du fonds de travaux (cotisation obligatoire depuis la loi ALUR).

Étape 3 : Remplir la section copropriété et juridique

• Indiquez le nom et les coordonnées du syndic en exercice.
• Listez les procédures judiciaires en cours impliquant la copropriété (consultez les PV d'AG).
• Mentionnez les travaux votés mais non encore réalisés et leur montant.
• Joignez le plan pluriannuel de travaux (PPT) s'il existe.

Étape 4 : Remplir la section technique et diagnostics

• Reportez les résultats du DPE : classes énergie et GES, date de réalisation, numéro ADEME.
• Listez les diagnostics obligatoires avec leurs dates et résultats : amiante, plomb, électricité, gaz, ERP, mesurage Carrez.
• Mentionnez le DTG et l'audit énergétique de l'immeuble s'ils existent.

Étape 5 : Vérifier la cohérence des données

Avant de transmettre votre pré-état daté, vérifiez les points suivants :

• Le calcul des charges via les tantièmes correspond aux appels de fonds réels (tolérance de 5 %).
• Les dates des diagnostics sont cohérentes (un DPE de plus de 10 ans n'est plus valide).
• Les procédures et travaux mentionnés correspondent bien aux derniers PV d'AG.
• Aucune information obligatoire n'est manquante.

Étape 6 : Transmettre au notaire

Une fois le document complété, transmettez-le à votre notaire avec les pièces justificatives (PV d'AG, relevés de charges, DPE, etc.). Le notaire l'annexera à la promesse de vente.

Les 5 erreurs les plus fréquentes

1. Confondre tantièmes généraux et spéciaux : utilisez les tantièmes de charges générales (PCG), pas ceux d'un escalier ou d'un bâtiment spécifique.
2. Oublier les charges exceptionnelles : les travaux votés mais non encore appelés doivent figurer dans le document.
3. Ne pas mentionner les procédures en cours : même une procédure mineure doit être déclarée.
4. Utiliser un DPE périmé : les DPE réalisés avant le 1er juillet 2021 ne sont plus opposables.
5. Oublier le fonds de travaux : la cotisation et le solde doivent être mentionnés depuis la loi ALUR.

L'alternative : laisser l'IA le faire pour vous

Si remplir un pré-état daté vous semble trop complexe ou chronophage, Pre-etat-date.ai automatise l'ensemble du processus :

• Déposez vos PDF (PV d'AG, relevés de charges, DPE, etc.).
• L'IA extrait automatiquement toutes les données financières, juridiques et techniques.
• Vous validez les informations extraites avant génération du document.
• Recevez un PDF conforme au modèle CSN en 5 minutes, avec lien de partage pour votre notaire.