Où trouver mes documents de copropriété pour vendre

Pour vendre un lot en copropriété, il vous faut quatre documents : les PV d'assemblée générale, les appels de fonds, le règlement de copropriété et le DPE. Voici où chacun se trouve, dans l'ordre du plus facile au plus long. Comptez dix minutes pour les deux premiers, et sachez qu'ils suffisent pour lancer votre dossier. La liste complète des pièces utiles à la vente est détaillée dans notre guide des documents nécessaires pour vendre en copropriété.

Où trouver mon PV d'assemblée générale ?

Le plus souvent, il est dans votre boîte mail : le syndic vous l'a envoyé quelques semaines après l'assemblée, en pièce jointe.

Cherchez dans votre messagerie les mots « procès-verbal », « PV », « assemblée générale » ou « AG », ou simplement le nom de votre syndic. Pensez aussi à la convocation : elle arrive avant l'AG et contient l'ordre du jour, mais c'est bien le compte rendu envoyé après qu'il vous faut.

Deuxième endroit : l'espace en ligne de votre syndic, rubrique « Documents » ou « Assemblées générales ». Tous les PV y sont archivés année par année. Nous détaillons plus bas comment y accéder pour les principaux syndics.

Si vous ne trouvez rien, regardez dans votre courrier papier : le PV arrive aussi par la poste, souvent dans une enveloppe avec le logo du syndic. À défaut, demandez-le au syndic avec le modèle de demande en fin de page.

Il vous en faut trois, ceux des trois dernières années. Le plus récent est le plus important : c'est lui qui contient le budget voté et les travaux décidés. Pour comprendre ce que le notaire y cherche, lisez notre guide sur le PV d'assemblée générale dans une vente.

Où trouver mes appels de fonds ?

Vous en recevez un chaque trimestre, par email ou par courrier, juste avant l'échéance de vos charges.

Dans votre messagerie, cherchez « appel de fonds », « appel de charges », « provision » ou « échéance ». Le document tient sur une ou deux pages et indique le montant à payer, votre numéro de lot et vos tantièmes. Si vous payez par prélèvement, l'appel arrive quand même, parfois sous forme d'avis.

Vous n'avez pas les appels mais vous avez un relevé de compte copropriétaire ? C'est l'équivalent. Il récapitule les sommes appelées et payées sur l'exercice, et il convient tout aussi bien.

Troisième endroit : l'espace en ligne du syndic, rubrique « Mon compte », « Mes charges » ou « Documents ». Les appels de l'année en cours y sont téléchargeables.

Un seul appel de fonds suffit pour lancer l'analyse. Les trois ou quatre derniers donnent une vision complète de l'exercice, vous pourrez les ajouter ensuite.

Où trouver le règlement de copropriété ?

Il est dans votre acte d'achat : le notaire vous l'a remis, en annexe, le jour de la signature.

Regardez dans le dossier que vous avez reçu à l'achat, papier ou numérique. Le règlement de copropriété est un document épais, souvent accompagné de l'état descriptif de division, qui liste tous les lots de l'immeuble. Si vous ne le retrouvez pas, le notaire qui a fait votre achat en a une copie. Un simple email suffit, c'est gratuit.

Deuxième endroit : l'espace en ligne du syndic, rubrique « Documents » ou « Mon immeuble ». Le règlement y est en général disponible avec ses modificatifs.

À défaut, deux solutions. Le syndic peut vous en transmettre une copie. Le service de la publicité foncière, où le règlement est publié, peut aussi vous en délivrer une contre une petite redevance. La première option est la plus rapide.

Vous n'avez pas besoin du règlement pour lancer votre dossier. Il complète l'analyse, mais il s'ajoute très bien après.

Où trouver mon DPE ?

Il est dans le dossier de diagnostics que vous avez reçu lors de votre achat, s'il a été réalisé après le 1er juillet 2021.

Un DPE est valable dix ans. Les diagnostics plus anciens ne sont plus opposables, il faut alors en refaire un. Cherchez dans votre dossier d'achat un document titré « diagnostic de performance énergétique », avec une étiquette de lettres A à G. Il porte un numéro ADEME à treize caractères : avec ce numéro, vous pouvez le retélécharger sur l'observatoire de l'ADEME.

Si vous avez fait réaliser le DPE vous-même, le diagnostiqueur en garde une copie. Il vous la renvoie sur simple demande, en général le jour même.

Si le DPE est absent ou trop ancien, il faut en faire réaliser un. C'est de toute façon obligatoire pour publier votre annonce, et l'étiquette doit y figurer. Comptez un rendez-vous d'une heure avec un diagnostiqueur certifié. Les règles de validité sont détaillées dans notre guide DPE et vente d'appartement.

Le DPE nous sert à vérifier la validité du diagnostic et à préremplir la partie énergétique de votre dossier. Comme le règlement, il peut arriver après le lancement.

Comment accéder à l'espace en ligne de mon syndic ?

Depuis la loi ALUR, chaque syndic professionnel doit vous donner accès à un espace en ligne où vos documents de copropriété sont disponibles.

Voici les accès directs des principaux syndics et l'endroit où chercher une fois connecté.

Votre syndic n'est pas dans la liste ? Tapez son nom suivi de « espace copropriétaire » dans un moteur de recherche, ou cherchez le lien de connexion en bas de son dernier email. Une fois connecté, les documents sont presque toujours dans une rubrique « Documents », « Mon immeuble » ou « Ma copropriété ».

Comment demander mes documents au syndic ?

Envoyez-lui un email précis, avec la liste exacte des pièces et un délai de réponse de quinze jours.

Une demande écrite, datée, qui nomme chaque document et cite le texte qui l'encadre, aboutit bien plus vite qu'un appel téléphonique. Nous vous avons préparé le texte, il ne reste qu'à remplir les crochets.

Un point important : demandez les documents, pas le pré-état daté. Le syndic est tenu de vous donner accès à vos pièces de copropriété. Le pré-état daté, lui, est une prestation qu'il facture, en moyenne 380 euros. Avec vos documents, nous l'établissons pour 24,99 euros.

Objet : Vente du lot [n° de lot] — [adresse du bien] : demande de documents de copropriété

Madame, Monsieur,

Je vous informe de la mise en vente de mon lot [n° de lot] situé [adresse du bien].

Afin de constituer le dossier d'information de l'acquéreur prévu par l'article L.721-2 du Code de la construction et de l'habitation, je vous remercie de bien vouloir me transmettre (ou de rendre accessibles sur l'extranet de la copropriété, conformément à l'article 18 de la loi du 10 juillet 1965) les documents suivants :

- les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales ;
- les derniers appels de fonds (exercice en cours) ;
- les annexes comptables et le relevé individuel de charges du dernier exercice approuvé ;
- le règlement de copropriété et l'état descriptif de division, avec leurs modificatifs ;
- la fiche synthétique de la copropriété ;
- le carnet d'entretien de l'immeuble ;
- le montant de mon solde de compte et, le cas échéant, des sommes restant dues.

Un compromis étant en préparation, je vous serais reconnaissant(e) de me répondre sous 15 jours.

Je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées.

[Prénom NOM]
[Adresse]

Trois conseils pour l'envoi. Écrivez à l'adresse du gestionnaire de votre immeuble plutôt qu'à l'adresse générale de l'agence, vous la trouverez sur un appel de fonds ou une convocation. Mettez en objet le numéro de votre lot et l'adresse du bien, c'est ce que le gestionnaire cherche en premier. Si vous avez déjà retrouvé certaines pièces, retirez-les de la liste : plus la demande est courte, plus elle est traitée vite.

Si le syndic tarde ou refuse malgré tout, nos guides syndic qui refuse et syndic en retard détaillent vos recours.